VADE-MECUM à usage des architectes débutants

26/01/2015
JAB

Malgré tout le soin pris lors de la rédaction de ce document, le JAB ne peut en aucun cas être tenu pour responsable des conséquences d'éventuelles erreurs qui s'y serraient glissées.

Ce document à pour objectif de vous aider à créer votre activité d'Architecte indépendant. Il se divise en deux sections. La première présente les étapes indispensables dans ce processus. La seconde reprend quelques remarques et suggestions qui nous paraissent importantes à signaler. Cependant, la réussite de votre entreprise sur le long terme ne dépend pas uniquement des points repris ici. Savoir quand payer des impôts et de la TVA ne signifie pas que vous en avez la capacité. Autrement dit, des honoraires insuffisants vous mèneront bien plus sûrement à la banqueroute que de ne pas suivre les recommandations de ce document. Une erreur commune est d’en arriver, faute de revenus suffisants, à utiliser la TVA perçue pour vivre, à ne pas “provisionner” pour ses impôts et charges sociales... et c'est le début d’un cercle vicieux, croyez-nous. Le JAB a estimé que 16,79 € htva par heure est un minimum pour vivre décemment (équivalent à 1250,00 € net par mois en travaillant 11 mois par an 160 h/mois, pour faire un parallèle avec les minimum s’appliquant aux salariés). Vous êtes libre de travailler pour les honoraires que vous voulez mais sachez où vous vous engagez et faites attention si vous n’avez pas un “appoint” particulier. D'ici peu, le JAB proposera un module d'évaluation de vos revenus en fonction de vos revenus bruts.

A. Démarches

  1. Vous inscrire comme Stagiaire Architecte.
  2. Pour être autorisé à exercer la profession d'Architecte vous devez être repris sur un des tableaux tenus par l'Ordre des Architectes et payer la cotisation (de stagiaire). L'inscription se fait auprès du Conseil Provincial de l'Ordre de votre maître de stage. Outre le contrat de stage, les documents nécessaires dépendent d'une province à l'autre et sont disponibles sur le site de l'Ordre Francophone.

  3. Ouvrir un compte à vue professionnel.
  4. Ce n'est pas obligatoire, n'importe quel n° de compte à vue fera l'affaire, mais il est très vivement conseillé de ne pas mélanger votre comptabilité privée à celle de votre activité d'indépendant. Se verser un "salaire" permet aussi de ne pas perdre de vue que seule une partie de ce qui arrive sur votre compte vous revient (cfr. plus loin).

  5. Vous rendre dans un Guichet d'Entreprise pour obtenir une n° d'entreprise.
  6. Le Guichet d'Entreprise à pour mission de vous inscrire comme indépendant dans la Banque-Carrefour des Entreprises (banque de données qui reprend les informations de toutes les entreprises Belges). Le n° d'entreprise correspond désormais aussi à votre n° de TVA. Trouver un Guichets d'Entreprise près de chez vous.

    Choisissez soigneusement votre date de début d'activité:
    • + Les cotisations sociales se payent trimestriellement. Si vous débutez votre activité à la moitié d'un trimestre vous payerez une provision de cotisations sociales pour une période dans laquelle vous n'aurez pas presté.
    • + Les étapes 4 et 5 doivent être effectuées avant le début de votre activité.

    Certains Guichets d'Entreprise sont également une Caisse d'Assurance Sociale.

  7. Vous inscrire auprès d'une Caisse d'Assurance Sociale.
  8. Votre Caisse d'Assurance Sociale vous réclame trimestriellement vos cotisations sociales (qui vous donnent droit aux prestations sociales : mutuelle, allocations, pension,...). Chaque caisse propose également divers services à ses affiliés. Pour se rémunérer, elle applique un pourcentage à vos cotisations (allant de 3,05% à 4,30% selon la Caisse d'Assurance Sociale, comparez!). Vous devez vous inscrire auprès d'une des caisses reprises ici.

    A défaut, vous risquez une amende (500 à 2000€) et, après mise en demeure, vous serez automatiquement affilié à la Caisse Nationale Auxiliaire (4,30%).
  9. Vous inscrire comme assujetti à la TVA.
  10. L'identification auprès du service "Recouvrement - TVA" se fait via le formulaire 604 A disponible ici. Ce formulaire doit être renvoyé ou déposé à l'Office de contrôle TVA de votre région (trouvez ici l'antenne la plus proche de chez vous). Certains services acceptent que vous faxiez le formulaire.

  11. Vous inscrire dans une Mutuelle ou prévenir la vôtre que votre statut à changé.
  12. Afin de bénéficier de la couverture sociale que vous procure le payement de vos cotisations sociales, vous devez être inscrit auprès d'une Mutuelle de votre choix.


B. Et après ? - Bon à savoir... :


  1. Comptabilité
  2. Faire appel à un comptable n'est pas obligatoire, surtout lorsque vous revenus sont stables et réguliers (comme ceux d'un stagiaire). Selon votre situation professionnelle et votre tolérance au travail administratif, un comptable peut vous faire épargner du temps, des soucis et éventuellement de l'argent. Si vous optez pour cette solution, sachez qu'être suivi régulièrement par un comptable (déclarations TVA tout au long de l'année) ne revient pas nécessairement plus cher que de limiter sa mission à votre déclaration d'impôts annuelle où il passera beaucoup de temps à mettre de l'ordre dans vos comptes si ce n'est pas déjà fait chaque trimestre. Notez, cependant, qu'un comptable n'est pas responsable de son travail. S'il remplit erronément votre déclaration fiscale, vous ne pourrez pas vous décharger sur lui en cas de redressement fiscal. Il est donc toujours bon de faire un minimum de suivi. Enfin, méfiez-vous également du Leitmotiv de nombreux comptables : "Faites des frais". Certes vos frais professionnels sont exemptés d'impôts, mais acheter quelque chose dont vous n'avez pas besoin vous fait perdre de l'argent.

    Si vous décidez de vous occuper de votre comptabilité vous-même aidez-vous d'un logiciel spécialisé faisant une comptabilité dite "à double entrée", c'est-à-dire où chaque rentrée ou dépense est inscrite automatiquement dans deux registres ("compte bancaire" et liste des "dépenses professionnelles" par exemple) afin d'éviter toute erreur.

    Les services de la TVA exigent au minimum, pour pouvoir effectuer leur contrôle, la tenue d'une comptabilité reprenant :
    • + Un facturier d'entrée = vos achats de biens et services
    • + Un facturier de sortie = les factures que vous émettez
    • + Un journal de recettes
  3. TVA
  4. La TVA est une taxe perçue par l'état (de 21% pour les services d'Architecte) que vous réclamez (en temps qu’assujetti à la TVA) directement à vos clients via votre facture. Ce n'est donc pas un revenu dont vous disposez, mais bien d'une taxe que vous devez directement rétrocéder à l'état par des versements mensuels (versés au plus tard le 20ème jour du mois suivant). Chaque trimestre vous devez déclarer le montant de TVA perçue (N.B.: exceptionnellement les Architectes peuvent ne déclarer que la TVA réellement perçue, c'est-à-dire créditée sur votre compte bancaire. Ceci vous évite de devoir avancer la TVA des factures émises mais pas encore réglées en fin de trimestre) ainsi que celle que vous avez payée via des frais professionnels. Cette déclaration se fait au plus tard le 20ème jour du mois suivant la fin du trimestre en question (soit le 20 avril, juillet, octobre et janvier) via internet sur le site Intervat. Il vous faut, pour ce faire, un lecteur de carte d'identité installé sur votre ordinateur (pour plus d'informations). Votre compte Intervat va de pair avec un compte MyMinFin qui vous permet de déclarer vos impôts en ligne. Les versements se font sur le compte 679-2003000-47. La communication structurée obligatoire peut être générée ici avec votre n° d'entreprise. Attention toute erreur de n° de compte ou de communication structurée est considéré d'office comme un retard et induit une amende automatique.

    Le montant des versement mensuels est défini comme un tiers du montant de la TVA dû à l'état lors de votre dernière déclaration moins, le premier mois, l'éventuel surplus payé au trimestre précédent. Tant que le montant total de vos acomptes est supérieur au montant total de TVA que vous avez facturé, vous n'êtes pas tenu de faire de versement mensuel.

    Lors de vos deux premiers mois d'activité, comme vous n'avez pas de passé TVA, vous êtes dispensé de versement mensuel mais vous devrez donc payer la totalité de TVA due comme régularisation en même temps que vous faites votre première déclaration trimestrielle.

  5. Cotisations Sociales
  6. Durant vos premières années vos cotisations sont calculées par défaut car vous n'avez pas de passé fiscal pour les évaluer. Par la suite, une cotisation provisoire est perçue sur la base des revenus professionnels d’indépendant d’il y a trois ans. Ces montants provisoires font l'objet d'un décompte final sur base des revenus réels de l'année en question (aucun délais n'est cité, mais on peut raisonnablement supposer que ce décompte final arrivera +/- en même temps que "l'avertissement extrait de rôle" annuel).
    En règle générale, le montant forfaitaire est largement sous évalué. Afin d'éviter toute mauvaise surprise (il est fréquent que plusieurs milliers d'euros soient dû), vous pouvez demander de payer plus au près de votre Caisse d'Assurance Sociale en fixant avec elle le montant de votre chiffre d'affaire annuel supposé (moins vos frais professionnels). Pour bon nombre, cette régularisation est un véritable coup de massue qui initie un cercle vicieux d'endettement (emprunt de la somme due, augmentation du nombre d'heures prestées pour rembourser cet emprunt, cotisation sociales en hausse, re-régularisation, re-emprunt, etc.) pouvant se solder par une faillite.

    N.B.: si vos revenus sont très faibles vous pouvez introduire une demande de dispense de cotisations sociales pour un ou plusieurs trimestres... (pour plus d'informations). Vous devrez réunir un dossier et vous présenter devant une commission, mais cela peut valoir la peine.

  7. Impôts
  8. Le fisc encourage le "Versement Anticipé" de vos impôts en octroyant un bonus sur les sommes versées anticipativement (plus les "Versements Anticipés" sont effectués tôt, plus le bonus est élevé) et en comptant une majoration sur l'impôt hors "Versements Anticipés". Certaines banques proposent une formule de prêt adapté afin de bénéficier du meilleur bonus possible ("Versement Anticipé" d'avril). Comparez entre les banques et vérifiez avec un comptable si nécessaire que le bonus est bien supérieur au taux pratiqué par votre banque. Tout nouvel indépendant est exempté de majoration durant les trois premières années d'activité. Les Versements Anticipés doivent être crédités sur le compte du fisc au plus tard le 10 avril, 10 juillet, 10 octobre et le 22 décembre (dates officielles pour 2014). Votre communication structurée peut être générée ici avec votre n° d'entreprise.

    Comme pour les cotisations sociales, bien évaluer votre chiffre d'affaire et accorder vos versements anticipés en fonction vous évitera probablement de mauvaises surprises. En effet, vu qu'il n'y a pas de vérification directe des montants versés et comme vous êtes exempté de majoration durant les trois premières années, il est tentant de ne pas payer suffisamment d'impôts durant cette période. A moins que vous n'ayez assez de "réserves" pour régulariser votre situation en temps voulu, c'est en général la porte ouverte au dérapage... (cfr. Cotisations Sociales)

  9. Frais professionnels
  10. Aucun impôt n'est dû sur les frais professionnels. Encore faut-il avoir des frais et avoir le capital nécessaire. Vous avez toujours la possibilité de déclarer des frais forfaitaires (à ne pas justifier) dans votre déclaration d'impôts.

...

Les photos du dernier JAB-café

Photos © Blariau Thomas